Amélioration de l’efficacité Office avec la messagerie du téléphone en nuage

Pour de nombreuses entreprises, le dernier arrêt de la course à l’efficacité du bureau a été la gestion des messages téléphoniques. Pendant des années, il était habituel d’enregistrer des messages téléphoniques sur l’un des blocs-notes roses “While You Were Out”. Les messages sont ensuite retenus ou livrés au destinataire prévu – peut-être quand il retourne au bureau ou demande les messages.

Vous avez probablement connu quel processus susceptible d’être susceptible d’erreurs. Les messages peuvent être perdus ou mal placés par la personne qui prend le message, pendant le processus de livraison à la main, ou même par le destinataire lui-même. Malheureusement, ces messages contiennent souvent des informations de rappel sensibles ou importantes, coûtant le temps perdu et perte de revenus.

Avec l’avènement des applications «basées sur le cloud», il existe l’opportunité d’obtenir le contrôle des messages téléphoniques sans frais et de tracas d’achat, d’installation et de maintenance d’un produit logiciel interne. En outre, un système basé sur le cloud offre une flexibilité supplémentaire pour rendre les messages disponibles rapidement aux destinataires qui ne sont plus au bureau mais qui ont accès à Internet sur un appareil mobile.

Systèmes basés sur les nuages

Un système «basé sur le cloud» peut être défini de manière lâche comme un système informatique dans lequel les logiciels et les données résident sur un serveur et sont accessibles via Internet. Le fournisseur de services en nuage gère le système afin que les utilisateurs finaux soient libérés des maux de tête de l’installation et du maintien du système. Étant donné que l’utilisateur final accède au système à l’aide d’un navigateur Web, le logiciel peut fonctionner sur n’importe quel périphérique connecté à Internet.

Il existe de nombreux avantages à cet arrangement lorsqu’il est appliqué au traitement des messages téléphoniques. La livraison de messages, avec un courrier électronique et / ou une notification de message texte au destinataire du message, est immédiate. Le résultat est un suivi plus rapide et une meilleure satisfaction de la clientèle. Lorsque le message du téléphone est pris, il est entré dans un système de gestion des messages sécurisé et est disponible pour que le destinataire du message accède à la fois. Les messages peuvent être lus par le destinataire où il a accès à une connexion Internet – sur un PC, un Mac, une tablette ou un téléphone intelligent.

Les messages papier ne sont intrinsèquement pas sécurisés; toute personne ayant accès à la feuille de papier pour un instant peut avoir accès à son contenu. Alors qu’un message téléphonique peut contenir peu d’informations ouvertement sensibles, le fait que l’appelant a effectué l’appel en premier lieu peut souvent être considéré comme sensible. Le corps du message contient fréquemment des informations supplémentaires qui doivent être protégées.

Les systèmes basés sur le nuage éliminent le problème de sécurité avec une solution totalement sans papier. Seule la personne qui a pris l’appel et le destinataire du message devrait avoir accès au message. Le cryptage de bout en bout assure que les messages ne sont lisibles que par du personnel autorisé. Comme il n’y a généralement pas besoin d’une copie papier, les messages rejetés ne constituent pas une menace pour la sécurité.

Un système “fermé”

Les systèmes fermés sont ceux dans lesquels seules les parties désignées ont accès et où cet accès est limité aux rôles assignés. Cela peut être contrasté avec le courrier électronique, qui est un système “ouvert” permettant à quiconque d’envoyer un courrier électronique à toute autre personne. L’ouverture du courrier électronique crée une opportunité pour la prolifération de spams, de virus et autres logiciels malveillants.

En utilisant un système de message fermé bien conçu, ces menaces indésirables sont éliminées.

Rétention

Il est souvent nécessaire ou utile de localiser un message téléphonique qui a été reçu jours, semaines, mois ou même années. Le système basé sur le cloud offre un stockage essentiellement illimité, rendant pratique la récupérationdes messages datés. En fournissant un tri, un filtrage et un regroupement de messages puissants, il est possible de localiser des messages en utilisant presque tous les critères, qu’il s’agisse de la date d’envoi, de l’appelant ou du nom de l’entreprise, ou même du numéro de téléphone de l’appelant.

La messagerie vocale est-elle vraiment bonne pour les entreprises?

Dans de nombreux bureaux, la «boîte vocale» a remplacé le message téléphonique. Un récent sondage a annoncé ses résultats avec un titre inquiétant:

C’est officiel: nous détestons le courrier vocal, les résultats de l’enquête

Pourtant, selon l’enquête, nous dictons et recevons chaque année plus de 70 milliards de messages vocaux. Les critiques incluent des messages “longs et décents”, des menus à tonalité et un sentiment accablant qu’il faut appeler la personne pour déterminer si elle a reçu le message. En bout de ligne, les messages de messagerie vocale sont perçus, par le client, comme la taille d’un service clientèle médiocre. Les entreprises qui sont sérieuses au sujet du service à la clientèle se détournent entièrement de la messagerie vocale, en optant pour le professionnalisme et l’attention d’avoir des appels traités par une personne. Avec un système de message téléphonique bien conçu, il est possible d’éliminer la messagerie vocale impersonnelle tout en contrôlant les coûts.

Voicemail est un cas où les entreprises perçoivent une efficacité accrue tandis que les clients ont une prise entièrement différente. En effet, l’efficacité acquise par l’entreprise à la suite de la messagerie vocale est aux frais du client. Un système basé sur le cloud offre une amélioration marquée de l’efficacité par rapport à la messagerie vocale en fournissant des messages instantanés, que le destinataire soit au bureau, sur la route ou à déjeuner avec un client.

Notifications

Un élément clé pour améliorer l’efficacité de la gestion des messages téléphoniques est le système de notifications qui permet au destinataire de savoir à la fois qu’un nouveau message est arrivé. Les notifications ne doivent pas transmettre les détails du message, car les messages électroniques et les messages texte ne sont pas sécurisés. Cependant, les notifications servent le but important de mettre immédiatement en garde le destinataire d’un nouveau message en attente.

Parmi les avantages du système basé sur le cloud, le plus important est l’accessibilité – après tout, les gens utilisent aujourd’hui les téléphones où qu’ils se trouvent, alors pourquoi devrions-nous retourner au bureau pour récupérer les messages téléphoniques en attente? Les systèmes basés sur le nuage rendent les messages téléphoniques partout, comme ils le devraient. Cependant, la capacité d’informer le destinataire d’un message d’attente est essentielle.

Convivialité

Étant donné que ces systèmes doivent être utilisés par une large gamme de personnel de bureau, il est essentiel qu’ils soient aussi «conviviaux» que possible.

Si des heures de formation sont requises ou que le personnel du bureau estime que le système est trop complexe, la transition vers un système sans papier peut échouer. La personne prenant le message doit pouvoir l’entrer et la soumettre au moins aussi rapidement que l’écriture d’un message papier. Les développeurs de logiciels doivent être conscients de l’environnement dans lequel le produit sera utilisé.

Conclusion

Les entreprises d’aujourd’hui peuvent améliorer considérablement l’efficacité du bureau et la satisfaction de la clientèle en éliminant les messages téléphoniques en faveur d’un système de messagerie basé sur le cloud. Le coût peut être minime car il n’y a pas d’achat, d’installation ou d’entretien de logiciel pour le système, qui est géré par le fournisseur de services en nuage.

James D. Ray est le président de ProSystems, Inc., les développeurs d’eSwitchBoard, un système de messagerie téléphonique sécurisé basé sur le cloud. Pour plus d’informations sur eSwitchBoard et comment vous pouvez augmenter l’efficacité de votre bureau, visitez:

http://www.eswitchboard.com